5 Cara Super Gampang Buat Pivot Table di Excel, Ramah Pemula!

Pivot Table merupakan salah satu fitur Excel yang kerap menjadi tolok ukur perusahaan dalam menilai kemampuan analisis dan pengolahan data calon karyawan. Apalagi, kemampuan Pivot Table juga terkadang masuk dalam requirement perusahaan. Ini menandakan bahwa penguasaan fitur ini bukan hanya keterampilan tambahan, tetapi sudah menjadi salah satu kompetensi dasar yang diharapkan di banyak posisi kerja, khususnya yang berkaitan dengan data dan laporan.

Kondisi ini sebenarnya umum terjadi di dunia kerja, terutama bagi mereka yang sering berhadapan dengan data. Namun, kabar baiknya, Excel dirancang untuk mempermudah pekerjaan seperti ini. Salah satu fitur andalannya adalah Pivot Table, yang dapat menyulap kumpulan data mentah menjadi ringkasan informasi yang jelas dan mudah dianalisis. Berikut adalah lima langkah mudah membuat Pivot Table Excel yang ramah untuk pemula.

1. Bersihkan Data Sebelum Memulai

Sebelum mulai membuat Pivot Table, langkah pertama yang tidak boleh diabaikan adalah memastikan data dalam keadaan rapi dan akurat. Periksa apakah setiap kolom memiliki header, karena Excel tidak akan membuat Pivot Table tanpa itu. Selain itu, pastikan tidak ada kesalahan ejaan atau penulisan yang bisa memecah data menjadi kategori yang berbeda. Misalnya, jika tertulis “Sout” alih-alih “Stout”, maka Excel akan menganggapnya sebagai dua entri yang berbeda.

Cara mudah untuk memeriksa kesalahan ejaan adalah dengan menggunakan fitur filter. Cukup pilih baris pertama, klik tab Data, lalu pilih Filter. Dari sana, kamu dapat melihat daftar semua entri dalam kolom tertentu untuk memeriksa apakah ada data yang tidak konsisten. Untuk dataset yang sangat besar, fitur PowerPivot dapat digunakan untuk membersihkan dan merapikan data dengan lebih cepat dan efisien.

Baca Juga: Bootcamp Data Analyst with Excel

2. Masukkan Pivot Table ke dalam Workbook

Setelah data rapi, saatnya beralih ke langkah inti, yaitu memasukkan Pivot Table. Caranya cukup sederhana: blok seluruh data yang ingin dianalisis beserta header-nya, lalu masuk ke tab Insert di menu ribbon, dan klik tombol Pivot Table. Dalam hitungan detik, Excel akan menampilkan jendela pengaturan awal.

Langkah ini adalah awal dari proses visualisasi data yang lebih terstruktur. Dengan memanfaatkan fitur ini, kamu dapat langsung mengubah kumpulan data yang semula tampak rumit menjadi format yang siap diolah. Kesederhanaan langkah ini menjadi salah satu alasan mengapa Pivot Table sering disebut sebagai “pintasan” untuk analisis data di Excel.

3. Tentukan Lokasi Pivot Table

Setelah mengklik tombol Pivot Table, Excel akan memunculkan jendela pop-up yang menanyakan di mana Pivot Table akan ditempatkan. Terdapat dua pilihan: New Worksheet yang akan menempatkan Pivot Table di lembar kerja baru, atau Existing Worksheet yang akan menampilkannya di lembar kerja yang sama dengan data mentah.

Pilihan ini sepenuhnya bergantung pada preferensi pribadi. Banyak pengguna memilih New Worksheet agar hasil analisis terpisah dari data mentah, sehingga tampilan lebih rapi dan mudah dikelola. Metode ini juga memudahkan ketika ingin berbagi atau mencetak hasil analisis tanpa menampilkan seluruh data mentah.

Baca Juga: Belajar Fungsi Tanggal & Waktu di Excel

4. Pilih Data yang Akan Dimunculkan di Pivot Table

Langkah berikutnya adalah menentukan informasi apa saja yang akan dimasukkan ke dalam Pivot Table. Di sini, kamu akan berhadapan dengan panel yang memungkinkan kamu menyeret field ke dalam area Rows, Columns, dan Values. Sebagai panduan sederhana: Rows biasanya berisi satuan waktu seperti bulan atau kuartal, Columns digunakan untuk kategori seperti jenis produk, dan Values berisi angka yang ingin dihitung, seperti total penjualan.

Sebagai contoh, jika kamu ingin melihat penjualan per kuartal berdasarkan jenis produk, cukup letakkan “Kuartal” di Rows, “Jenis Produk” di Columns, dan “Jumlah Terjual” di Values. Setelah field diatur sesuai kebutuhan, Pivot Table akan langsung menampilkan ringkasan data yang siap untuk dianalisis.

5. Lakukan Analisis dan Ambil Kesimpulan

Setelah Pivot Table terbentuk, luangkan waktu untuk memeriksa apakah semua data telah ditampilkan dengan benar. Pastikan tidak ada field yang terlewat dan semua angka sesuai ekspektasi. Jika semuanya sudah tepat, kamu dapat mulai mengamati pola dan tren yang muncul dari ringkasan data tersebut.

Misalnya, hasil analisis mungkin menunjukkan bahwa penjualan produk tertentu meningkat pada musim tertentu, atau kategori tertentu mendominasi penjualan pada periode tertentu. Informasi seperti ini dapat digunakan untuk mengambil keputusan strategis, seperti mengatur jadwal produksi, menyusun strategi pemasaran, atau mengelola persediaan dengan lebih efektif.

FAQ

1. Apakah Pivot Table hanya bisa digunakan pada data yang sedikit?

Tidak. Pivot Table justru dirancang untuk mengolah data dalam jumlah besar dengan cepat. Bahkan jika data berisi ribuan baris, Pivot Table dapat merangkum dan menampilkan hasil analisis hanya dalam hitungan detik, asalkan data tersusun rapi dan memiliki header di setiap kolom.

2. Apakah saya harus membersihkan data sebelum membuat Pivot Table?

Ya. Data yang kotor atau tidak konsisten dapat membuat hasil Pivot Table menjadi salah atau membingungkan. Kesalahan seperti typo, kolom tanpa header, atau data yang tidak seragam akan memecah kategori dan mengurangi akurasi hasil analisis.

3. Apakah Pivot Table bisa menampilkan data di sheet yang sama dengan data mentah?

Bisa. Saat membuat Pivot Table, Excel akan memberikan dua pilihan lokasi: New Worksheet atau Existing Worksheet. Jika ingin memisahkan hasil analisis dari data mentah, pilih New Worksheet. Jika ingin melihat hasilnya berdampingan dengan data mentah, pilih Existing Worksheet.

Gimana, sudah siap menghadapi sertifikasi Excel dari DQLab? Jangan lupa, persiapan yang matang adalah kunci utama untuk sukses. Jika kamu merasa butuh bantuan lebih dalam belajar Excel, DQLab siap membimbingmu dengan kursus interaktif yang bikin belajar jadi lebih menyenangkan.

DQLab adalah solusi buat kamu yang ingin self learning tapi takut overdosis informasi. Kamu bisa belajar materi dasar hingga kompleks meskipun kamu ngga punya basic IT, lho. Disini kamu akan belajar skill data science mulai dari tools-tools pengolahan data dasar seperti excel secara online tanpa perlu keluar rumah.

Jadi, jangan khawatir, kamu bisa mulai kursus data science online bersama DQLab! Sign up sekarang di DQLab.id atau klik button dibawah ini untuk nikmati pengalaman belajar yang seru dan menyenangkan! Sahabat DQ juga bisa mengikuti Bootcamp Data Analyst with Excel.

Penulis: Reyvan Maulid