5 Hal Krusial Saat Membuat Laporan Churn Pelanggan di Excel

Membuat laporan churn pelanggan di Excel adalah salah satu langkah penting bagi bisnis e-commerce untuk mengetahui seberapa besar pelanggan yang berhenti bertransaksi dari waktu ke waktu. Dengan memahami tingkat churn, sebuah bisnis dapat menilai apakah strategi pemasaran, kualitas pelayanan, dan pengalaman pengguna berjalan efektif. Excel memberikan fleksibilitas yang tinggi sehingga kamu bisa menyesuaikan metode analisis sesuai kebutuhan bisnismu. Namun, laporan churn tetap membutuhkan pendekatan yang sistematis agar hasilnya akurat.

Sayangnya, laporan churn sering terlihat sederhana padahal sebenarnya memerlukan pemahaman mendalam terhadap data pelanggan. Kesalahan kecil seperti format tanggal yang tidak konsisten atau rumus yang salah bisa menghasilkan angka churn yang menyesatkan. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui aspek-aspek apa saja yang harus diperhatikan sebelum menyusun laporan. Dengan memahami poin-poin penting ini, kamu dapat membuat laporan churn yang lebih objektif dan mudah dipahami oleh berbagai tim dalam bisnis. Berikut adalah hal-hal yang perlu kamu perhatikan ketika akan membuat laporan churn pelanggan di Excel. Simak, yuk, sahabat DQLab!

1. Menentukan Definisi Churn yang Jelas

Menentukan definisi churn adalah pondasi utama dalam membuat laporan churn pelanggan. Karena setiap bisnis memiliki ritme transaksi yang berbeda, kamu harus menetapkan parameter churn yang sesuai, misalnya pelanggan dianggap churn setelah 30, 60, atau 90 hari tanpa melakukan pembelian. Kejelasan definisi ini memastikan seluruh proses analisis berjalan konsisten dan mudah ditafsirkan. Tanpa definisi yang jelas, seluruh laporan yang kamu buat bisa menjadi tidak relevan.

Selain itu, definisi churn yang konsisten membantu kamu membandingkan hasil dari satu periode ke periode lainnya. Jika definisinya berubah-ubah, tren churn bisa terlihat tidak stabil meskipun kondisi bisnis sebenarnya stabil. Hal ini juga dapat membingungkan tim lain yang membaca laporan karena standar penilaian churn tidak seragam. Dengan definisi yang jelas dan terdokumentasi, kamu bisa memastikan laporan churn memiliki landasan yang kuat.

Baca juga: Bootcamp Data Analyst with Excel

2. Menjaga Kebersihan Data Pelanggan dan Transaksi

Data yang bersih menjadi kunci utama dalam menghasilkan laporan churn yang akurat. Kamu harus memeriksa apakah ID pelanggan bersifat unik, memastikan tidak ada duplikasi, dan memastikan format tanggal sudah sesuai. Rumus seperti COUNTIFS, MAXIFS, atau DATEDIF sangat sensitif terhadap kesalahan format sehingga pengecekan awal sangat penting. Data yang tidak rapi akan membuat perhitungan churn menjadi tidak tepat.

Selain itu, kolom penting seperti tanggal transaksi, total belanja, atau informasi frekuensi pembelian tidak boleh kosong. Nilai kosong bisa menyebabkan Excel menghitung pelanggan aktif sebagai churn atau sebaliknya. Menggunakan fitur seperti Remove Duplicates, Text to Columns, atau Data Validation dapat membantu memperbaiki masalah data sebelum proses analisis dimulai. Dengan data yang bersih, laporan churn akan jauh lebih dapat dipercaya.

3. Memastikan Konsistensi Periode Analisis

Periode analisis adalah faktor penting dalam menentukan hasil laporan churn. Kamu perlu memilih apakah akan menggunakan periode mingguan, bulanan, atau kuartalan, dan konsisten menggunakannya. Periode yang tidak konsisten dapat menyebabkan interpretasi churn yang tidak akurat dan sulit dibandingkan antarperiode. Dengan periode yang seragam, tren churn dapat terlihat dengan jelas dari waktu ke waktu.

Selain itu, pastikan data transaksi yang digunakan benar-benar termasuk dalam rentang periode yang dianalisis. Hindari mencampurkan transaksi dari bulan berikutnya ke laporan bulan sebelumnya karena dapat menciptakan bias. Konsistensi periode juga membantu berbagai tim seperti marketing dan manajemen memahami laporan tanpa kesalahpahaman. Ini membuat laporan churn menjadi alat analisis yang lebih efektif untuk pengambilan keputusan.

4. Menggunakan Rumus Excel yang Tepat dan Teruji

Excel menyediakan banyak rumus yang membantu dalam menghitung churn, seperti COUNTIFS, IF, IFS, FILTER, dan MAXIFS. Menggunakan rumus yang tepat akan mempercepat proses analisis dan mengurangi risiko kesalahan hitung. Namun, kamu tetap harus memahami logika setiap rumus agar tidak salah dalam menentukan parameter atau rentang data. Kesalahan pada rumus dapat berdampak besar pada hasil laporan secara keseluruhan.

Sebelum menerapkan rumus pada dataset lengkap, sebaiknya kamu melakukan pengujian pada sebagian kecil data. Hal ini bertujuan memastikan rumus bekerja dengan baik dan tidak menghasilkan nilai yang tidak wajar. Proses uji coba ini juga memudahkan kamu menemukan kesalahan sejak dini sebelum dataset menjadi terlalu kompleks. Dengan rumus yang tepat dan sudah diuji, laporan churn akan jauh lebih akurat dan dapat diandalkan.

Baca juga: Belajar Fungsi Tanggal & Waktu di Excel

5. Memvalidasi dan Mendokumentasikan Hasil Laporan

Setelah laporan churn selesai, langkah penting berikutnya adalah melakukan validasi hasil melalui pengecekan sampel acak. Kamu bisa memilih beberapa ID pelanggan untuk memastikan status churn mereka sudah sesuai dengan definisi yang ditetapkan. Cara ini membantu mendeteksi kesalahan logika atau data sebelum laporan dibagikan ke tim lain. Validasi juga meningkatkan kepercayaan terhadap laporan yang dibuat.

Selain validasi, dokumentasi juga tidak kalah penting. Kamu harus mencatat definisi churn, rumus yang digunakan, dan sumber data transaksi agar laporan mudah dipahami oleh orang lain. Dokumentasi memudahkan proses revisi di masa depan dan memastikan standar analisis tetap konsisten meskipun dikerjakan oleh orang yang berbeda. Dengan validasi dan dokumentasi yang baik, laporan churn menjadi lebih profesional dan terukur.

FAQ

1. Mengapa definisi churn harus ditentukan sejak awal?

Karena definisi churn menjadi dasar seluruh analisis. Jika batasan churn berubah-ubah, hasil laporan tidak bisa dibandingkan antarperiode dan tren yang terlihat menjadi tidak akurat. Definisi yang jelas memastikan laporan konsisten dan mudah dipahami.

2. Apakah perlu melakukan validasi manual setelah menggunakan rumus Excel?

Ya, sangat perlu. Validasi manual melalui sampling membantu memastikan rumus dan logika perhitungan sudah benar. Ini mencegah kesalahan kecil yang dapat berdampak besar pada hasil laporan akhir.

3. Mengapa dokumentasi laporan churn penting untuk bisnis?

Dokumentasi membantu memastikan setiap orang memahami definisi, metode, dan sumber data yang digunakan dalam laporan. Ini juga memudahkan revisi, audit internal, dan mempertahankan konsistensi analisis meskipun dilakukan oleh tim yang berbeda.

Gimana, sudah siap menghadapi sertifikasi Excel dari DQLab? Jangan lupa, persiapan yang matang adalah kunci utama untuk sukses. Jika kamu merasa butuh bantuan lebih dalam belajar Excel, DQLab siap membimbingmu dengan kursus interaktif yang bikin belajar jadi lebih menyenangkan.

DQLab adalah solusi buat kamu yang ingin self learning tapi takut overdosis informasi. Kamu bisa belajar materi dasar hingga kompleks meskipun kamu ngga punya basic IT, lho. Disini kamu akan belajar skill data science mulai dari tools-tools pengolahan data dasar seperti excel secara online tanpa perlu keluar rumah.

Jadi, jangan khawatir, kamu bisa mulai kursus data science online bersama DQLab! Sign up sekarang di DQLab.id atau klik button dibawah ini untuk nikmati pengalaman belajar yang seru dan menyenangkan! Sahabat DQ juga bisa mengikuti Bootcamp Data Analyst with Excel.